Avec les restrictions mondiales sur les rassemblements en personne, les organisateurs d’événements se sont efforcés de déplacer leurs réunions, rassemblements sociaux et cours en ligne. Les principales plates-formes de réunion en ligne de Google, Microsoft et Zoom ont répondu par une vague de nouvelles fonctionnalités et de réductions de prix pour gagner ces nouveaux clients, bien qu’ils aient chacun un objectif différent. Google Meet tire parti de Gmail de Google, Microsoft Teams est devenu l’option commerciale par excellence, tandis que Zoom a été adopté par pratiquement tout le monde.
Mais vous n’avez pas besoin d’utiliser un service tiers – vous avez également la possibilité d’utiliser votre propre site Web. Les plugins de calendrier des événements WordPress ont commencé à répondre à ce nouveau paysage. Tout d’abord, nous caractériserons certains des défis uniques liés au déplacement d’événements en ligne, puis approfondissons quatre bonnes options que vous pouvez utiliser pour organiser des événements en ligne.
Défis des événements en ligne
Les événements présentent un ensemble de défis. Mais lorsque vous planifiez et gérez un événement en ligne, vous devez en garder quelques-uns à l’esprit.
Le fuseau horaire
Lors de la planification d’un événement sur un site physique, l’heure est toujours locale. Le concert commence à 20h à Seattle, peu importe où vous êtes dans le monde.
Les choses se compliquent en ligne. Une réunion Zoom pourrait avoir lieu à New York, mais les participants à Londres et à Hong Kong doivent savoir quand y participer. Pire encore, votre organisateur d’événement pourrait être en Nouvelle-Zélande, planifier des événements à Buenos Aires pour les participants au Cap. Chaque calendrier d’événements en ligne doit traiter de la zone Twilight des fuseaux horaires.
Où est le lien?
Toutes les plateformes de réunion en ligne fonctionnent en générant un lien à envoyer aux participants de la réunion. Ils cliquent sur le lien pour rejoindre. Invariablement, tout le monde ne l’obtient pas, le lien doit être modifié à la dernière minute ou il est enterré dans un e-mail.
Les problèmes de sécurité de Zoom ont appris aux organisateurs à faire attention aux liens. Ils doivent être livrés en toute sécurité et de manière fiable uniquement aux participants confirmés.
Mélanger et assortir
Certains événements sont purement en ligne. Certains sont en personne. Certains sont des événements hybrides où les gens peuvent assister à un cours en personne ou se connecter en ligne. D’autres événements peuvent être en personne, mais avec une diffusion en direct en ligne.
Un calendrier des événements doit combiner ces scénarios de manière transparente, de sorte que les flux d’enregistrement correspondent au cas d’utilisation. Par exemple, les participants en personne ne devraient pas recevoir de lien de participation et les participants en ligne ne devraient pas recevoir de tickets numérisables.
Les meilleurs plugins de calendrier d’événements en ligne
Voici quatre calendriers d’événements qui ont des fonctionnalités ciblées pour résoudre ces problèmes. Nous avons exercé toutes les fonctionnalités et vérifié qu’elles sont prêtes pour la production de votre application.
EventAgent.ai
Nouvellement sorti et entièrement natif en ligne, EventAgent.ai offre la meilleure expérience globale en ligne parmi les calendriers généraux. Bien que sa caractéristique distinctive soit le marketing de l’IA basé sur les données pour la promotion d’événements automatisée, il intègre également plusieurs fonctionnalités avancées d’événement en ligne et hybrides.
Le calendrier EventAgent.ai détecte le fuseau horaire du visiteur et déplace les événements en ligne à l’heure locale. Ces événements sont clairement marqués dans toutes les vues. Les événements en personne sont affichés dans le fuseau horaire du lieu.
Cela minimise les erreurs de planification. Un New-Yorkais en visite à Seattle sait se présenter pour le yoga à 7h du matin. Si elle reste à la maison, Pilates à 11h.
Le protocole de sécurité recommandé par Zoom consiste à mettre en place une salle d’attente Zoom. Il s’agit d’un hall virtuel où l’hôte Zoom examine personnellement les participants à leur arrivée. C’est très lourd pour les hôtes ou les fournisseurs de services qui ont besoin d’une réceptionniste supplémentaire dans le hall pour vérifier les participants lorsqu’ils entrent dans le hall, tout comme un bureau en personne.
EventAgent.ai offre une vérification robuste au moment de l’inscription, donc cela ne devient pas un goulot d’étranglement à la porte. Un événement peut être défini sur Modéré, ce qui retarde la confirmation jusqu’à ce que le registraire approuve le participant. EventAgent.ai fournit un ensemble complet d’outils de modération, y compris des réponses personnalisées au formulaire d’inscription et une vue de modérateur privé de l’inscription qui comprend des notes sur le participant et son dossier de présence précédent, qui est également utile pour vérifier les conditions préalables aux cours.
EventAgent.ai gère les instructions d’arrivée différemment entre les événements en personne et en ligne. Les participants en personne reçoivent un e-mail avec les itinéraires et les instructions d’arrivée 24 heures avant l’heure de début. En ligne, les hôtes modifient souvent l’URL de participation des heures avant l’événement et les participants arrivent à leur ordinateur 5 minutes à l’avance, incapables de trouver le lien. Les participants en ligne ne reçoivent pas le rappel de l’itinéraire, mais le lien arrivera dans leur boîte e-mail 30 minutes avant l’heure de début. Cela facilite grandement la participation.
EventAgent.ai adapte l’expérience d’enregistrement au type d’événement. Les événements en personne ont des billets numériques numérisables que les participants affichent sur les téléphones à la porte, tandis que les participants en ligne sont automatiquement enregistrés lorsqu’ils rejoignent la réunion Zoom.
Enfin, EventAgent.ai fournit une véritable synchronisation bidirectionnelle avec Zoom. Modifiez l’heure d’un événement et la réunion Zoom associée est automatiquement mise à jour. Si le lien de jointure change, le nouveau lien est automatiquement envoyé aux participants. Si la réunion est accidentellement supprimée dans Zoom, EventAgent.ai la récupérera si l’événement se déroule comme prévu.
Le calendrier des événements
Le calendrier des événements est le plugin d’événement le plus largement installé et est un élément pérenne des 10 meilleures listes. Il est soutenu par un impressionnant catalogue d’add-ons le rendant très flexible. Le calendrier des événements: événements virtuels est un module complémentaire récemment publié pour gérer les événements en ligne. Une fois installé, il ajoute la section suivante à l’éditeur d’événements.
Les événements virtuels peuvent se connecter à un compte Zoom qui lui permet de créer des liens Zoom à partir de l’éditeur d’événements. Lorsque vous enregistrez cet événement, il crée une réunion correspondante dans votre compte Zoom. La plupart des autres options concernent l’emplacement d’affichage du lien Zoom. L’inclusion du lien dans les e-mails RSVP garantit que seules les personnes enregistrées reçoivent le lien.
Cependant, ce n’est pas une véritable synchronisation bidirectionnelle. La modification de l’heure de l’événement n’est pas reflétée dans la réunion Zoom, par exemple, en laissant la nouvelle heure sans lien Zoom fonctionnel. La suppression de la réunion Zoom ne supprime pas le lien Zoom de l’événement, donc les gens recevront un lien mort. C’est un peu plus qu’un simple copier-coller du lien.
Le calendrier des événements prend bien en charge les fuseaux horaires. Vous pouvez définir des fuseaux horaires par événement et afficher le fuseau horaire aux participants. Cependant, ils doivent toujours calculer les heures des événements manuellement en fonction de leur fuseau horaire local.
Calendrier des événements moderne
Modern Event Calendar est un autre plugin freemium de premier plan. Ils se sont concentrés sur la facilité de recherche de vos événements en ligne par les moteurs de recherche. Google a publié un nouveau schéma pour en ligne et les événements déplacés en ligne qui dirigera les visiteurs vers un lien en ligne. Si vous dépendez fortement du référencement pour que les participants trouvent vos événements, il s’agit d’une mise à niveau précieuse.
Le calendrier des événements moderne permet également aux événements de s’afficher à l’heure locale des visiteurs de votre site. C’est exactement ce que les participants en ligne doivent voir. Cependant, ce n’est pas la bonne approche pour les événements en personne. Un New Yorkais visitant Seattle se présenterait à notre concert de 20h à 23h, car c’est l’heure affichée dans son calendrier.
Bookly
Bookly est un plugin d’événement adapté au cas d’utilisation spécifique des personnes réservant des rendez-vous avec des prestataires de services. Ce type de flux de travail est mal adapté à un plug-in de calendrier standard, il est donc bon de voir que ce modèle attire également l’attention.
Tous les plugins qui offrent une intégration Zoom nécessitent une connexion à une application Zoom créée à partir du Zoom Marketplace. Selon le type d’intégration requis par le plugin, la création de l’application fournira une ou deux clés qui doivent être copiées dans les paramètres du plugin. Bookly le fait de cette façon.
Par la suite, Bookly fournit un jeton pour insérer le lien Zoom dans toute vue créée personnalisée. Cela permet la plus grande flexibilité pour la confidentialité. Le lien peut être affiché après que le visiteur a pris rendez-vous ou envoyé un e-mail de confirmation.
Lorsque le fournisseur de services examine les rendez-vous, il dispose d’un bouton pour démarrer la session Zoom dans son tableau de bord, ce qui rend le flux de travail transparent.
Malheureusement, comme The Event Calendar, l’intégration Zoom de Bookly n’est pas bidirectionnelle. Les modifications à partir de Zoom ou de Bookly peuvent entraîner des réunions interrompues.
Bookly ne prend pas en charge les fuseaux horaires. Il n’alerte pas non plus les visiteurs lorsqu’ils consultent le programme d’un fuseau horaire différent de celui du fournisseur de services. Cela peut facilement entraîner des rendez-vous manqués en raison d’erreurs de planification.
Quel plugin me convient le mieux?
Si vous êtes déjà investi dans l’écosystème The Event Calendar, le plugin Virtual Events est une mise à niveau digne. L’intégration Zoom automatise la création d’URL de réunion et ses fuseaux horaires flexibles rendent les choses beaucoup plus faciles pour les participants distants.
Si vous comptez principalement sur les moteurs de recherche pour la découverte d’événements, Modern Event Calendar a la meilleure intégration SEO pour alerter vos participants que les événements sont passés en ligne.
Parmi les nombreux plugins qui ciblent les rendez-vous des services de réservation, Bookly est en tête du peloton avec un flux de travail de bout en bout transparent pour les événements en ligne dans votre fuseau horaire local.
Si vous souhaitez donner la meilleure expérience aux participants, hôtes et bureaux d’enregistrement en ligne et hybrides, EventAgent.ai est la voie à suivre. Ses outils de promotion automatisés intégrés sont un bonus supplémentaire.
Conclusion
Alors que le monde s’ouvre lentement aux rassemblements en personne, nous pouvons être dans une longue période d’événements en ligne et hybrides. De nombreuses organisations ont conquis de nouveaux clients en ligne, élargissant leur portée au-delà des communautés locales. La perte de ces nouveaux clients lors de leur transition vers des services en personne est une option que beaucoup souhaitent éviter, ce qui nécessite une stratégie en ligne à long terme. Les plugins de cette revue constituent un élément essentiel de cette stratégie.
