Comment créer un système de gestion des bénévoles avec WordPress

Un système de gestion des bénévoles est un moyen utile de suivre les participants et les événements de votre organisation. En fait, un bon système est essentiel au bon déroulement de votre projet pour tous. Cependant, trouver la bonne plateforme pour accomplir cette tâche peut être délicat.

Une introduction aux systèmes de gestion des volontaires

Lorsque nous utilisons le terme «système de gestion des bénévoles», nous faisons référence à une plate-forme en ligne qui vous aide à exécuter des tâches clés liées au suivi des personnes qui donnent de leur temps à votre organisation. Cela peut vous aider à rester coordonné, à organiser vos événements et à surveiller la contribution de chaque personne.

Parmi les caractéristiques d’un système de gestion des volontaires bien équilibré, on trouve:

• Une base de données de tous vos volontaires et de leurs compétences.
• Fonctionnalité d'inscription pour les événements et autres possibilités d'assistance.
• Un moyen pour les volontaires de rester informés des événements à venir.
• Capacités de suivi pour surveiller la participation des volontaires.
• Accès aux documents clés contenant les règles, les réglementations et les informations de sécurité.
• Restriction du contenu pour protéger le matériel des organisations privées.

Avec ces éléments à portée de main, vous pouvez trouver les meilleurs bénévoles pour des tâches spécifiques et vous assurer que des événements cruciaux sont organisés. Vous pourrez également vérifier les heures de bénévolat et améliorer la sécurité de vos bénévoles quand ils sont «sur le coup».

Comment créer un système de gestion des bénévoles avec WordPress (en 6 étapes)

Espérons que vous avez maintenant confiance en votre compréhension des composants clés d’un système de gestion des bénévoles. Voyons maintenant comment vous pouvez utiliser WordPress pour réunir ces fonctionnalités et lancer un système à part entière.

1. Configurez votre site WordPress

Bien sûr, pour créer un système de gestion des bénévoles, vous aurez besoin d’un site WordPress. Nous vous recommandons d'aller avec WordPress auto-hébergé afin que vous ayez accès à toutes les nombreuses options de personnalisation, fonctionnalités générales, thèmes et plugins de WordPress:

Cela signifie que vous aurez besoin d’un nom de domaine et d’un hôte Web. Vous aurez également besoin de installer WordPress sauf si vous choisissez un fournisseur d'hébergement qui le fera pour vous.

Voici deux articles pour vous familiariser avec votre site WordPress de base:

2. Choisissez un thème approprié

Une fois que vous avez votre site WordPress de base, vous voudrez choisir un thème WordPress, qui contrôle la conception de votre site. WordPress applique automatiquement un thème par défaut, mais vous pouvez rendre votre système de gestion des volontaires plus attrayant et fonctionnel en passant à un thème spécialisé.

Il existe plusieurs options disponibles qui pourraient convenir. Pour commencer, vous pouvez consulter notre thème gratuit multi-usages, Neve.

Il comprend l’accès à plusieurs démonstrations que vous pouvez utiliser pour l’adapter à des objectifs spécifiques. Neve Charity est idéal pour les organisations à but non lucratif soutenues par des volontaires:

Chariter est un autre thème gratuit disponible dans le répertoire de thèmes WordPress. Avec des fonctionnalités de personnalisation étendues et la compatibilité des plugins, il s'agit d'un second choix solide pour ceux qui construisent avec un budget réduit.

Toutefois, si vous parvenez à mettre un peu d’argent dans votre système de gestion des bénévoles, vous pouvez également vous intéresser aux thèmes abordés. Vers l'avant est un thème de haute qualité conçu dans un but non lucratif:

Il comporte une vaste personnalisation de la marque, des polices et d’autres éléments visuels. Forward est également compatible avec le Extension de campagne WooCommerce, que vous pouvez utiliser pour collecter des fonds sur votre site WordPress. Vous trouverez également plusieurs widgets uniques et des répertoires intégrés de personnel et de sponsors pour présenter vos principaux supporters. Les licences commencent à 45 $.

Une fois que vous avez choisi un thème, voici comment passer du thème par défaut à votre nouveau thème 👈

3. Créer une base de données de volontaires

Il existe deux plugins WordPress que vous pouvez utiliser pour stocker des informations concernant les donneurs de temps et de talents à votre organisation. Le premier est la base de données des participants:

Ce plugin vous permet de créer une liste de tous les bénévoles qui contribuent à votre cause. Vous pouvez entièrement personnaliser les champs pour incorporer des informations telles que le rôle que chaque volontaire remplit, ses compétences pertinentes éventuelles, ses coordonnées, la disponibilité, etc.

Si vous voulez quelque chose d'un peu plus complexe et robuste, envisagez plutôt d'utiliser Wired:

Ceci est un plugin de gestion des volontaires avec plusieurs fonctionnalités utiles que nous allons mentionner dans le reste de ce post. Par exemple, vous pouvez créer des profils individuels de volontaires pour organiser toutes les informations mentionnées ci-dessus et plus encore.

Une fois que vous avez choisi votre solution préférée, comment installer un plugin WordPress 👈

4. Publier des événements et permettre l'inscription de volontaires

Un calendrier d’événements est un moyen simple d’aider les volontaires à rester informés des opportunités à venir avec votre organisation. Le calendrier des événements est un plugin éprouvé permettant d'afficher ce type d'informations dans WordPress:

Il est également sage de permettre aux volontaires de s’inscrire à des événements en ligne pour rationaliser le processus et le garder organisé. Pour ce faire, vous pouvez créer un formulaire personnalisé à l'aide de WPForms:

Ou, si vous avez choisi Wired pour créer votre base de données de bénévoles, vous pouvez utiliser sa fonctionnalité d'inscription native. Vous pouvez également le configurer pour envoyer des rappels par courrier électronique sur les engagements à venir.

5. Suivre l'engagement des bénévoles

Il se peut que certains de vos bénévoles complètent les heures de service obligatoires pour diverses raisons. Si tel est le cas, vous devrez probablement surveiller leur participation et faire rapport à leur superviseur. Suivre automatiquement l'engagement des bénévoles peut faciliter cela.

L’horloge permet aux volontaires d’arriver et de terminer des quarts de travail, des événements et d’autres occasions. C’est très facile à utiliser, vos volontaires ne devraient donc pas avoir de difficulté à venir chercher:

Wired surveillera également l’implication des bénévoles, mais ne permet pas aux utilisateurs d’aller et revenir pour contrôler le nombre d’heures travaillées. Cette fonctionnalité est plus utile pour déterminer l’engagement d’une personne envers votre organisation sur de longues périodes.

6. Limitez l’accès aux fonctionnalités de bénévolat de votre site.

Bien que vous utilisiez votre site WordPress pour gérer vos bénévoles, votre site reste un site Web accessible au public. Pour cette raison, vous voudrez peut-être protéger votre contenu – tel que les consignes relatives aux volontaires ou d'autres documents téléchargeables – des visiteurs qui tombent par hasard sur celui-ci.

Heureusement, WordPress comprend rôles d'utilisateur hors de la boîte. Vous pouvez limiter l'accès des utilisateurs à un certain degré sans l'aide d'un plugin. Cependant, l'éditeur de rôle utilisateur fournit davantage d'options de personnalisation:

Vous pourriez aussi envisager mot de passe protégeant le contenu vous ne voulez pas que des visiteurs au hasard ou même de nouveaux bénévoles voient. Pour ce faire, vous pouvez changer le Visibilité statut dans le post ou l'éditeur de page à Protégé par mot de passe.

Créez votre système de gestion des volontaires aujourd'hui

Un système de gestion des volontaires est une nécessité si votre organisation compte sur des volontaires pour garder ses portes ouvertes. Le fait de savoir qui sont vos volontaires, ainsi que leurs compétences et leur niveau de participation peut fournir des informations précieuses pour aider votre organisation à réussir.

Vous pouvez créer votre propre système de gestion de bénévoles entièrement fonctionnel avec WordPress en suivant ces six étapes:

Avez-vous des questions sur l'utilisation de WordPress pour créer un système de gestion des bénévoles? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!