Dans le passé, les systèmes de gestion de contenu se trouvaient souvent au plus profond d’une entreprise, souvent utilisés uniquement pour trouver des fichiers particuliers ou obtenir des informations spécifiques en cas de besoin. Cependant, beaucoup de choses ont changé depuis les débuts du CMS, et avec l’alternative plus récente et plus améliorée connue sous le nom d’ECMS maintenant utilisée par les entreprises du monde entier, les avantages sont devenus encore plus apparents que jamais.
Qu’est-ce que l’ECM (ou ECMS) ?
La façon la plus simple de comprendre ce type de solution est d’identifier ce qu’elle fait, comment elle fonctionne et pourquoi elle peut s’appliquer à une variété d’utilisations. ECM (s) signifie Logiciel de gestion de contenu d’entrepriseet là où les CMS (systèmes de gestion de contenu) traditionnels étaient les mieux adaptés aux exigences numériques des sites Web et autres installations en ligne, l’ECMS en fait une option pour régir un éventail beaucoup plus large de données et d’informations, rendant l’accès plus simple, la collaboration plus fructueuse et la productivité plus bénéfique.
À quoi pouvez-vous utiliser les ECM ?
En ce qui concerne la gestion de contenu d’entreprise, les installations offrent un large éventail de fonctionnalités et de fonctions, dans un espace de grande envergure qui peut aider les entreprises de toutes tailles dans leurs efforts. L’une des utilisations les plus importantes du logiciel ECM est de supprimer le besoin d’un système papier, ce qui en fait une solution leader sur le marché dans le domaine de l’environnement.
Cela signifie qu’en utilisant les paramètres avancés d’un ECM, il peut être possible de réduire le besoin de conserver des enregistrements papier, en faveur des versions numérisées des documents.
Cela nous amène au prochain avantage d’un ECM – la capacité de rassembler, de rassembler et de formuler une documentation d’une manière qui rend la navigation dans des volumes illimités de données aussi simple que vous pouvez l’imaginer.
Par exemple, comme le premier rôle d’un ECM est de convertir la documentation papier en format numérique, les données résultantes peuvent ensuite être organisées et organisées de manière à faciliter la recherche de détails spécifiques.
Associez cela à un outil d’IA pour les fonctionnalités d’automatisation et vous disposez d’une puissance de performance qui peut A) convertir des données physiques en données numériques, et B) rechercher et trouver des détails spécifiques basés sur des paramètres qui peuvent être saisis manuellement ou laissés à un AI et manipulé avec un minimum de tracas.
Pourquoi l’ECM a-t-il été négligé dans le passé ?
Les ECM et les CM (Content Management Systems) étaient souvent négligés dans le passé en raison de leurs limites. Bien que souvent utilisées comme source d’accès pour les employés à la recherche de documents et de données spécifiques, ces activités étaient souvent restreintes car les technologies n’avaient pas tout à fait fait des ECM l’outil à grande portée qu’ils sont devenus depuis.
Avec l’introduction de technologies plus récentes, notamment l’intelligence artificielle, les outils automatisés, etc., il est désormais plus possible d'”exploiter” le plein potentiel des logiciels ECM d’une manière qui améliore la productivité, favorise la collaboration, augmente la transparence et offre une sélection plus large de fonctionnalités. pour plaire aux entreprises.
De l’analyse des performances du marché et des tendances des produits et services, jusqu’à la réévaluation de l’état des actions et des actions dans le but de tirer profit d’actifs auparavant sous-performants ; le potentiel de l’ECM au sein d’une entreprise est maintenant plus important que jamais.
Comment le logiciel ECM pourrait-il profiter à votre entreprise ?
Il y a tellement d’avantages uniques aux options de gestion de contenu d’entreprise que nous ne pouvons pas espérer tous les énumérer ici. Au lieu de cela, nous avons choisi de nous concentrer sur les fonctionnalités les plus universelles qui peuvent être utilisées à bon escient dans de nombreux modèles et structures d’entreprise variés.
- Accès aux données – le concept initial de création derrière le développement d’ECMS était l’accès aux données, qui se fait par le développement d’un outil structuré et sécurisé qui peut être utilisé pour collecter, convertir et stocker des données et des informations dans une variété de formats. Dans le passé, cela incluait généralement une documentation générique, mais de nos jours, de nombreux éléments de contenu sont désormais dans des formats audio, visuels ou communicatifs, c’est pourquoi le logiciel ECM a connu une popularité croissante à mesure que le marché s’oriente vers un format plus médiatique. structure conviviale
- Gestion de contenu – en plus de ce qui précède, la gestion de contenu est devenue importante pour les entreprises dans une grande variété d’industries, y compris le multimédia, la création de contenu, la conception, le développement, l’entrepreneuriat, les actions et les actions, les investissements, et bien plus encore. Pouvoir accéder aux données pertinentes avec un minimum de tracas est un autre élément essentiel de l’ECMS
- Collaboration et partage – les données rendues accessibles via un ECMS sont restreintes en tant que norme pour protéger l’intégrité de l’entreprise, mais elles peuvent être mises à la disposition de ceux qui partagent des idées ou des employés qui ont besoin de collaborer sans tracas en changeant quelques paramètres. Cela rend la collaboration et le partage particulièrement simples, permettant au B2B de bénéficier d’un niveau de productivité amélioré
- Surveillance de l’organisation – une autre caractéristique clé présente dans le logiciel ECM, la capacité de superviser les activités vitales au sein d’une entreprise ainsi que d’identifier où les défauts et les défaillances peuvent être présents est quelque chose que l’ECMS peut effectuer sans faille. En stockant des informations et en étant capable de croiser les résultats ; surveiller la composition interne d’une entreprise peut être simple et des modifications peuvent être apportées en fonction des résultats des données
- Analyse commerciale – en complément de l’avantage susmentionné, l’analyse peut également être effectuée sur une gamme d’activités au sein d’une entreprise, de la présence des employés à la rentabilité, aux ventes et même aux frais généraux et dépenses. Plus le contenu est stocké, plus ces événements clés peuvent être facilement identifiés, ce qui peut rendre la prise de décision d’autant plus simple.
Il y a encore plus d’utilisations de l’ECMS au sein d’une entreprise, à tel point que les propriétaires d’entreprise les découvrent encore au fil des années. Ce que l’on peut dire en toute confiance, cependant, c’est qu’un outil initialement conçu pour la simple tâche de gestion de contenu au sein d’une entreprise est devenu l’un des composants les plus vitaux pour les entreprises de toutes tailles, en particulier lorsqu’il est combiné avec d’autres ressources, tels que l’IA ou des outils tiers.
En étant capable d’automatiser des processus particuliers, le temps d’un employé peut être mieux consacré à d’autres tâches, ce qui peut à son tour encourager les coéquipiers à collaborer les uns avec les autres dans un cadre plus avantageux, dans lequel les activités monotones sont prises en charge automatiquement et l’énergie peut être meilleure. dépensé sur les choses qui nécessitent vraiment une intervention humaine.
De plus, étant donné qu’une solution ECM moderne pourra prendre en charge l’intégralité du cycle de vie du contenu, y compris la capture, la publication, l’archivage et la suppression, il n’a jamais été aussi simple d’améliorer la productivité d’une structure d’entreprise, tout en favorisant une plus grande environnement de travail pratique, où l’accès est facile et où la tenue des dossiers peut s’occuper d’elle-même.
