Comment organiser facilement des événements

La planification d’événements se présente sous toutes les formes et tailles. Vous pourriez être une entreprise organisateur de l’événement ou vous pourriez organiser des camps d’été ou des fêtes foraines. Il y a des projections de films, des concerts de musique, des spectacles comme des micros ouverts ou des slams de poésie et des comédies stand-up.

Ces jours-ci, vous pouvez facilement organiser des événements. Tout le monde recherche des expériences culturelles à vivre et il y a un bassin de consommateurs prêts à s’inscrire.

La chose la plus courante pour les organisateurs d’événements publics est de créer un page de l’événement sur Facebook, liez-le à un tiers pour la vente de billets et les réservations, et partager et promouvoir la page autant que possible. Mais si vous êtes à long terme, il existe une alternative à envisager.

Au lieu d’utiliser des plateformes de billetterie tierces, vous pouvez créer votre propre site Web et pour moins de 200 $ par année, transformez-le en plateforme de réservation. Les clients n’auront pas à quitter votre site Web lorsqu’ils souhaitent réserver un billet ou réserver un espace pour des événements gratuits.

Vous pouvez le faire en utilisant le Plugin de réservation et de rendez-vous pour WooCommerce. (Si vous voulez en savoir plus sur WooCommerce, rendez-vous ici).

Avec ce plugin, vous pouvez transformer un simple Site WordPress dans une plate-forme de réservation, de sorte que billet ou gratuit, vous pouvez gérer tous vos événements à partir d’un portail, et automatiser la gestion des réservations.

Dans cet article, nous mettrons en évidence des fonctionnalités spécifiques Plugin de réservation qui vous aidera à organiser facilement vos événements.

Supposons que vous organisez un concert de musique, un spectacle de performance ou que vous organisiez une projection de film. En règle générale, des événements comme ceux-ci ont différents ou différents types de billets en fonction de la disposition des sièges.

Disons qu’il y a 100 billets au total, dont 25 d’or, 25 d’argent et 50 de bronze. Vous pouvez modifier les paramètres afin que les clients sachent combien et quels types de billets sont disponibles.

La création d’un produit «variable» vous donnera le contrôle sur les différentes «variations» d’un même produit. Par exemple, si vous souhaitez uniquement vendre la catégorie «argent» des billets, vous pouvez ajouter un prix juste pour cela.

Ensuite, dans la zone de réservation, accédez à la disponibilité et définissez le nombre maximum de réservations pour un jour particulier, qui dans notre exemple, serait de 100.

Souvent, le même spectacle ou événement est organisé sur plusieurs dates, jours et lieux et facturé différemment en fonction de ces détails. Vous pouvez facilement gérer cela avec le plugin de réservation.

Quand vous mettre en place un produit, vous devez décider d’un prix. Ensuite, lorsque vous activez la réservation, vous aurez la possibilité de choisir différents prix supplémentaires.

Vous pouvez changer les prix par jour ou par plages horaires. Vous savez combien les films coûtent moins cher avant 16 h et plus de mots postérieurs. C’est essentiellement comme ça que ça se passe. Il s’agit d’une configuration unique, qui intervient généralement juste après la fin de votre planification pour une certaine période.

C’est le pire cauchemar des organisateurs d’événements – les gens ne se présentent pas. Si votre système de réservation n’est pas en place, réservations annulées peut également se transformer en cauchemar logistique.

Le plugin de réservation a la capacité de garantir qu’une fois les commandes annulées par le client, elles seront reflétées dans le front-end et affichées comme disponibles pour les utilisateurs front-end.

Donc, si un spectacle particulier était vendu avant l’annulation, les billets s’afficheront comme disponibles après l’enregistrement d’une annulation. Doux, non?

En outre, vous pouvez également supprimer manuellement les commandes si vous souhaitez conserver cette option ouverte. Ceci est plus fréquent dans les petits événements, qui sont souvent gratuits et nécessitent un RSVP.

Lorsque vous évoluez et commencez à organiser des événements plus importants, il est probable que vous cibliez un public mondial. Dites une ligue sportive majeure ou un concert de musique interprété par un artiste mondial. Ces événements sont souvent hébergés dans un fuseau horaire mais sont visualisés dans un autre.

Si l’événement est en cours diffusé en direct, cela aiderait les clients à savoir quand il a lieu à l’heure locale. S’ils veulent planifier leurs horaires de voyage sur le site, il serait utile de savoir la même chose. Surtout dans un pays comme les États-Unis, où les fuseaux horaires locaux diffèrent considérablement, ce plugin pourrait ajouter une touche agréable à votre présence sur le Web.

Voici à quoi cela ressemblera du bout au client.

Si votre événement peut être réservé des mois à l’avance, certains clients ont tendance à l’oublier. Pour vous assurer d’avoir un effectif adéquat de ceux qui viennent et d’être connecté avec le client, vous pouvez configurer les deux e-mails de rappel et messages texte de rappel à un moment donné avant l’événement.

Vous pouvez ensuite personnaliser les paramètres pour savoir si les rappels doivent être automatiques ou manuels et combien de temps avant la réservation ils doivent être envoyés – ce qui pourrait varier si vous avez plus d’un événement sur le site Web à réserver.

Lorsqu’il s’agit de billets et d’événements plus chers, les organisateurs d’événements auront souvent la possibilité de réserve un siège avec un montant de dépôt, puis payer le montant total plus tard. C’est une pratique courante dans l’industrie hôtelière, mais vous pouvez toujours utiliser cette stratégie dans les événements.

C’est là que Module complémentaire Dépôts qui vient avec le plugin Booking entre en jeu. Cela vous permet de faire exactement cela. Une fois que vous avez installé le module complémentaire, une option apparaîtra automatiquement dans la case de réservation sur la page du produit.

Ce dépôt peut être soit un montant forfaitaire, soit un pourcentage du prix. Pour les événements, il est prudent d’avoir un montant forfaitaire si tous vos billets coûtent le même prix, et un pourcentage si vous avez des prix de billets variables.

S’il y a des clients qui souhaitent payer le montant total lors de la réservation, il existe également une option pour cela.

Un autre module complémentaire qui vous aiderait à organiser facilement vos événements et à le faire en douceur, est le billets imprimables Ajouter. Cela permet à votre site Web d’envoyer des billets par e-mail au client, afin qu’ils aient un confirmation de leur réservation et réservation.

Conclusion

Il existe de nombreuses façons d’organiser facilement des événements et de rendre le processus d’organisation facile et amusant. Si vous voulez créer la prochaine grande entreprise, vous devez commencer à penser comme telle, la commercialiser largement ne suffit pas. Développez les limites de votre entreprise pour gérer certaines fonctions en son sein.

La réservation est un aspect crucial de toute activité d’organisation d’événements, et plus tôt vous la mettez dans votre giron, plus vite vous pouvez vous constituer une clientèle plutôt que de compter sur des tiers.

À propos de Vishal Kothari

Vishal Kothari est le fondateur et PDG de Tyche Softwares avec une formation en PHP et Linux. Vishal porte de nombreux chapeaux, y compris l’écriture, le codage et le fer de lance Tyche.