Atarim (anciennement WP Feedback) discute de la transition de 18 mois du plugin WordPress vers SaaS

Q: Salut Vito! Pour les lecteurs qui ne sont pas familiers avec Atarim (anciennement WP FeedBack), pouvez-vous présenter le plugin, à qui il est destiné et qu’est-ce qui en a fait l’un des meilleurs plugins pour la gestion de projets?

Hé Gaby! C’est super d’être de retour sur le blog ❤

Atarim est un système de gestion d’agence Web conçu pour permettre la collaboration avec les clients, la communication au sein de l’équipe et libérer la plupart des allers-retours et des goulots d’étranglement impliqués dans la fourniture de services Web. Celles-ci peuvent inclure la collecte de contenu, l’approbation des conceptions et le soutien aux clients des plans de soins.

Nous avons commencé comme un plugin autonome (WP FeedBack). Maintenant, nous sommes une application basée sur le cloud avec un plugin dédié uniquement à l’interface finale. C’est similaire à la façon Zendesk ou Interphone ont des plugins qui s’intègrent à WordPress pour exécuter des fonctions spécifiques.

Ce qui était autrefois le plugin autonome a maintenant évolué vers l’interface client. Il encourage les clients à utiliser le produit pour lequel ils ont payé – le site Web lui-même. Le plugin peut être utilisé pour l’ensemble du processus de construction, ainsi que pour le support. Plutôt que d’être poussés vers plusieurs outils différents, les clients peuvent accéder à une seule interface pour tous leurs besoins.

Pendant ce temps, le tableau de bord de l’agence est l’endroit où les pigistes et les membres de l’équipe de l’agence se connectent chaque matin pour voir quelles tâches du projet doivent être effectuées et accéder aux demandes d’assistance en attente.

Notre plateforme de gestion WordPress comprend des outils uniques créés pour soutenir l’activité quotidienne des professionnels du Web en particulier. Ceux-ci inclus:

• Nos outils de collaboration visuelle
• Connexions automatiques
• Optimisations d’image automatique des ressources client,
• Suivi de l’activité de l’équipe
• Suivi du temps
• Estimations
• … Et bien plus encore (plus de 150 fonctionnalités)

Q: Au fil du temps, qu’est-ce qui vous a poussé à créer une application basée sur le cloud?

Je me suis lancé dans ce voyage pour créer un plugin simple pour aider ma propre agence à collaborer avec les clients. Cela a fonctionné comme par magie! Non seulement cela a permis de réduire beaucoup de temps perdu dans les tâches quotidiennes, mais cela a également réduit beaucoup de stress. J’ai décidé de commercialiser ce produit sous la forme de WP FeedBack. Cela semble il y a des années, mais cela ne fait que 18 mois depuis le lancement.

La formidable traction que nous avons reçue au début nous a aidés à identifier que la collaboration avec les clients n’était qu’un symptôme d’un problème plus important au sein de notre espace. Les agences et les indépendants sautant entre 7 à 15 outils différents, tous corrigés ensemble, pour livrer un projet de site Web de base.

Pire encore, les agences présentent la plupart des outils au client dans les quelques semaines suivant la date de début du projet. Cela signifie que les clients se perdent souvent dans le processus, se sentent impuissants, essayant d’atteindre la date de lancement.

Ceci, à son tour, fait que l’agence ou le pigiste est partout. Une situation comme celle-ci affectera le résultat net, la rentabilité de l’entreprise et l’état mental du propriétaire de l’agence et de son équipe. J’y suis allé moi-même et ce n’est pas facile.

J’ai donc décidé d’élargir notre vision au-delà de l’outil de rétroaction de base avec lequel nous avons commencé. Nous avons créé un environnement centralisé pour gérer le travail. Un outil spécialement conçu pour les agences web et les indépendants.

C’est ce que le Tableau de bord de l’agence est tout au sujet.

Q: Atarim se vante de réduire de 80% le délai de livraison des projets des utilisateurs. Comment mesurez-vous cela et comment avez-vous fait en sorte que cela se produise?

Je ne pensais pas que c’était possible au début. Mais en entendant certains de nos résultats de l’utilisateur, nous avons commencé à suivre le temps qu’il fallait pour terminer la tâche.

Nous avons ensuite comparé ces résultats avec ceux d’autres agences, y compris la mienne, qui suivaient le temps sur d’autres systèmes. Cela, ainsi que les statistiques d’achèvement des projets, par rapport aux enquêtes approfondies que nous avons menées dans notre secteur.

Le site Web de base standard prend entre 5 et 8 semaines, de l’appel de découverte au lancement. Les utilisateurs qui ont entièrement mis en œuvre le système effectuent les mêmes étapes en 10 jours ou moins!

En y réfléchissant, lorsque j’ai commencé à créer des sites Web il y a plus de 20 ans, la création d’une longue page d’accueil déroulante en HTML et CSS m’a pris environ 10 heures. Désormais, avec les constructeurs de pages, le même résultat, et parfois même meilleur, peut être obtenu en 30 à 60 minutes.

C’est le même impact que nous apportons au délai de livraison des projets et à la gestion des demandes d’assistance.

Notre approche consiste à aborder le temps mort des cycles de communication entre le client et au sein de l’équipe. Ceci, en plus d’automatiser un grand nombre de tâches répétitives et anesthésiantes quotidiennes que nous faisons tous.

Au cours des 18 derniers mois, nous avons réduit d’un clic à la fois, ce qui réduit les allers-retours. Je suis très fier des résultats que nos clients obtiennent pour leurs entreprises et leurs résultats.

Cela étant dit, beaucoup de temps est investi dans la formation de nos utilisateurs. Cela prend la forme d’appels de coaching hebdomadaires, de cours de livraison de projets et d’appels individuels pour les aider à mettre en œuvre de nouvelles idées et à obtenir les mêmes résultats. Ceux qui y parviennent sont ceux qui ne restent généralement pas fragmentés. Leurs statistiques montrent une réduction de 20 à 30% du temps consacré aux projets et au support.

Q: D’après mon expérience personnelle, les équipes ont tendance à utiliser un certain nombre de systèmes de gestion qui peuvent être difficiles à surveiller.

Diriez-vous que c’est l’un des plus gros problèmes que vous vouliez aborder avec Atarim?

C’est là le cœur du problème.

Le propriétaire de l’agence, le pigiste ou le chef de projet agit comme ces femmes des centres d’appels des années 50. Faire rebondir les communications d’un côté à l’autre et se connecter et se déconnecter des outils toute la journée. Cela devient rapidement le plus gros goulot d’étranglement de l’entreprise. Les membres de l’équipe finissent par perdre beaucoup de temps au lieu de se concentrer sur des choses qui font vraiment bouger l’aiguille.

La plupart des professionnels du Web peuvent probablement s’identifier à ce flux de travail insensé:

Vous recevez un message d’un client par e-mail, Whatsapp, Facebook Messenger, appel téléphonique ou Zoom. Ensuite, vous passez par la tâche de lister la demande sur Asana ou Trello, puis publiez à ce sujet à l’équipe sur Slack, après quoi vous attendez une réponse. À condition qu’il n’y ait pas de questions supplémentaires à transmettre au client (ce qui est généralement le cas), le membre de l’équipe devra alors trouver le domaine du site, se connecter, puis accéder à la page appropriée pour inspecter le changer ou demander. Une fois qu’ils sont là, le membre de l’équipe apporte le changement et publie à ce sujet sur Slack, afin que le propriétaire de l’agence puisse retourner vers Asana et Trello, déplacer la tâche, avant de contacter le client pour lui faire savoir que c’est fait.

C’est fou.

Avec notre système, le client ajoute une demande. Le plugin prend une capture d’écran automatique, ainsi que la taille de l’écran et la version du navigateur. L’équipe peut voir les tâches en fonction des sites qui leur sont attribués. En un seul clic, ils accèdent à l’emplacement exact de la demande et les enregistrent en cours de route.

Lorsqu’ils ont terminé, ils marquent alors la tâche comme terminée. Cela le déplace vers la position appropriée dans le tableau Kanban et informe les clients avec un message automatisé.

Nous avons éliminé le goulot d’étranglement de l’équation.

Q: À quels autres processus typiques et fastidieux vous attaquez-vous?

Un autre processus délicat peut prendre le format suivant:

Le client doit faire face à un document Google vierge pour fournir un contenu textuel, sans représentation visuelle du contexte. Ensuite, ils doivent se connecter à Dropbox et y déposer leurs images. Ensuite, ils enverraient un e-mail, WhatsApp ou un SMS à l’agence pour vérifier. L’équipe consulte ensuite le document Google et se connecte à Dropbox pour télécharger les éléments. Ensuite, ils doivent les traiter via TinyPNG, et enfin se connecter au site Web pour télécharger l’image dans le dossier multimédia.

Avec notre plateforme de gestion WordPress, le client laisse le texte sur la page elle-même, là où il y a du contexte, avec les images qu’il doit fournir. Le membre de l’équipe est averti automatiquement. Il ne reste plus qu’à un membre de l’équipe de cliquer sur l’image (qui a déjà été optimisée pour le Web) pour la pousser dans le dossier multimédia.

Avec ce système, il n’est pas nécessaire de former le client à utiliser plusieurs outils et connexions. Cela réduit considérablement les allers-retours des deux côtés. Cela permet à la fois au client et à l’agence de s’en tenir au travail créatif qui doit être fait.

Q: Qu’est-ce qui vous a poussé à passer d’un plugin WordPress à SaaS?

Même si les coûts de développement et de maintenance sont plus élevés pour une application basée sur le cloud, je voulais faire passer les besoins de nos utilisateurs en premier. Je voulais leur offrir une expérience qu’aucun autre outil générique ne pouvait offrir.

Nous sautons dans le grand bain, en concurrence avec des entreprises financées par des centaines de millions de personnes combinées. Ceux-ci incluent Asana, ClickUp, Basecamp, Zendesk, Dropbox, Slack, Harvest, InVision…

Je crois qu’en étant la seule plateforme de gestion WordPress qui se concentre spécifiquement sur les pigistes et les agences web, nous pouvons consolider le travail, nous attaquer à des problèmes que les grands acteurs ne régleront jamais et créer, pour la première fois, une expérience unifiée pour notre industrie.

Nous ne pouvons pas faire cela en étant un plugin WordPress autonome, compte tenu des millions de variations que nos utilisateurs ont sur leurs piles. Entre différents hôtes, combinaisons de plugins, problèmes de WP Mail, problèmes de performances, etc., atteindre la feuille de route que nous nous sommes fixée serait très difficile en tant que plugin.

Nous avons donc renommé notre plugin «Client Interface Plugin» pour aider nos utilisateurs à comprendre que l’outil de collaboration de site Web est destiné aux clients – en les encourageant à utiliser et à interagir avec le produit qu’ils ont acheté (le site Web lui-même). Pendant ce temps, le «tableau de bord de l’agence» est censé être la plaque tournante pour un travail optimisé entre tous les différents sites Web.

Q: Le changement de marque peut présenter de nombreux défis.

Comment avez-vous abordé un changement de nom et pensez-vous que cela contribuera à souligner la croissance et l’évolution de votre plugin?

Parlez-moi de ça 😅 😵

Le changement de marque n’est pas un processus d’un jour, d’une semaine ou même d’un mois.

Il y a tellement de choses à changer et à adapter que nous travaillons sur cette étape depuis 6 mois et même maintenant qu’elle est à l’air libre, il y a encore beaucoup de mentions là-bas et nous les abordons une par une.

Je dis toujours à mon équipe et à nos utilisateurs que c’est un voyage que nous entreprenons tous ensemble. Nous évoluons avec leurs besoins et les besoins de l’entreprise.

Au cours des 18 derniers mois, nous avons tellement évolué, avec le 150+ fonctionnalités nous avons construit et le tableau de bord de l’agence, nous ne sommes plus seulement WP et plus seulement Feedback. Par conséquent, le nom WP FeedBack a commencé à nous retenir.

Nous étions comparés aux outils de base qui existent. Cela avait du sens pour la version 1.0 mais n’était plus valable après les énormes progrès et investissements que nous avons investis dans la plate-forme de gestion.

J’aime le nom Atarim car il permet au produit d’évoluer sans la restriction d’un nom littéral. Mais cela a aussi une signification plus profonde pour moi puisque «Atarim» signifie «sites Web» en hébreu, ma langue maternelle.

On a l’impression que cela nous place dans la position que nous voulons être, en concurrence avec les grands acteurs qui animent les agences en ce moment.